& AUTOMATION

Met AI & Automation zorgen we dat terugkerende werkzaamheden slimmer verlopen. Bijvoorbeeld door leads automatisch in je CRM te zetten of systemen met elkaar te verbinden. AYS ONE doet iets anders. Dat is onze AI-marketingassistent die gegevens uit je marketingkanalen samenbrengt, analyseert en helpt om kansen en verbeterpunten te ontdekken. Kort gezegd: met AI & Automation maken we je werkprocessen slimmer. Met AYS ONE krijg je meer inzicht in je marketing, zonder dat je zelf steeds allerlei dashboards hoeft door te spitten.

Als systemen gegevens met elkaar uitwisselen of je AI wilt inzetten, moet je natuurlijk weten wat er met die informatie gebeurt. Welke gegevens worden verwerkt? Waar komen ze terecht? Wie kan erbij? En welke afspraken gelden er met de gebruikte software? Dat zijn vragen die we vooraf moeten bekijken, zeker wanneer het om persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie gaat. Niet iedere AI-tool is zomaar geschikt voor iedere toepassing. Daarom moeten we per oplossing beoordelen welke privacy- en beveiligingsmaatregelen nodig zijn.

Dat hoeft helemaal niet. Sterker nog: als je minder tijd kwijt bent aan gegevens overtypen en standaardmails versturen, houd je juist meer tijd over voor persoonlijk contact. Niet iedere klantvraag hoeft automatisch beantwoord te worden. En niet iedere beslissing kun je aan AI overlaten. We kijken daarom welke werkzaamheden prima automatisch kunnen en wanneer een mens het beter zelf kan doen. Zo gebruik je technologie om het werk makkelijker te maken, zonder dat het contact met je klanten onpersoonlijk hoeft te worden.

Een handeling die twee minuten duurt, klinkt niet meteen als een groot probleem. Maar doe je diezelfde handeling vijftig keer per week? Dan ben je er toch aardig wat tijd aan kwijt. We kijken daarom welke taken vaak terugkomen, hoelang ze nu duren en wat er mogelijk verandert als we ze automatiseren. Daarbij nemen we ook de kosten van de oplossing zelf mee. Want een automatisering moet natuurlijk wel iets opleveren. Anders kun je die twee minuten net zo goed zelf blijven besteden.

Je hoeft echt geen organisatie met honderd medewerkers te hebben om iets aan automatisering te hebben. Juist met een klein team kan het behoorlijk schelen als terugkerende taken automatisch verlopen. Denk aan aanvragen verwerken, afspraken opvolgen of gegevens uit verschillende systemen bij elkaar brengen. Het gaat dus niet zozeer om hoe groot je bedrijf is, maar om hoeveel tijd er verloren gaat aan werk dat misschien ook slimmer kan.

Dat is juist een van de dingen waar automatisering interessant wordt. Stel: iemand vraagt via je website een offerte aan. Dan is het natuurlijk handig als die gegevens meteen op de juiste plek terechtkomen, zonder dat iemand alles nog een keer moet invoeren. We kijken daarom hoe je website, CRM en andere systemen met elkaar kunnen samenwerken. Welke koppelingen mogelijk zijn, hangt af van de software die je gebruikt en de technische mogelijkheden daarvan. Dat zoeken we eerst uit voordat we iets bouwen.

We beginnen niet met een lijst ingewikkelde AI-tools. We beginnen met jouw werkdag. Welke taken doe je steeds opnieuw? Waar worden gegevens dubbel ingevoerd? Waar blijft werk liggen? En welke klusjes kosten eigenlijk veel meer tijd dan nodig? Daarna kijken we wat daarvan slimmer kan en welke automatiseringen het meeste verschil kunnen maken. Zo beginnen we bij het probleem dat je wilt oplossen, niet bij een tool die toevallig populair is.

Waarschijnlijk meer dan je denkt. Denk aan leads verwerken, opvolgmails versturen, klantgegevens synchroniseren, aanvragen doorzetten of rapportages samenstellen. Ook binnen marketing zijn er mogelijkheden, bijvoorbeeld bij het analyseren van campagneresultaten of het voorbereiden van content. Maar niet alles hoeft automatisch. We kijken vooral welke taken veel tijd kosten, vaak terugkomen en geschikt zijn om slimmer te organiseren. Want automatiseren om het automatiseren? Daar schiet je weinig mee op.

Bij automatisering gebeurt er iets vanzelf op basis van vooraf ingestelde regels. Iemand vult bijvoorbeeld een contactformulier in en de gegevens worden automatisch doorgestuurd naar je CRM. Daar hoeft niemand meer iets voor over te typen. AI kan ook helpen bij taken waarbij informatie moet worden bekeken, geïnterpreteerd of samengevat. Denk aan het analyseren van gegevens of het signaleren van opvallende ontwikkelingen. En ja, die twee kun je ook combineren. Zo wordt niet alleen werk automatisch uitgevoerd, maar kun je beschikbare informatie ook slimmer gebruiken.

Leads overtypen in je CRM, steeds dezelfde mails sturen en gegevens van het ene systeem naar het andere kopiëren. Het zijn van die klusjes die iedere keer maar een paar minuten kosten. Tot je ze bij elkaar optelt. Met AI & Automation kijken we welk werk slimmer kan. We bouwen automatiseringen, verbinden systemen en onderzoeken waar AI je kan helpen. Niet omdat overal per se AI op moet zitten, maar omdat jij waarschijnlijk betere dingen te doen hebt dan iedere dag dezelfde handelingen uitvoeren.